Nghi thức kinh doanh tại Nhật Bản: Những điều cần biết trước khi bắt đầu

Cốt lõi của nghi thức ứng xử (etiquette) trong kinh doanh ở Nhật là sự quan tâm đến người khác. Quan trọng hơn kiến thức đặc biệt là sự tử tế và lời “cảm ơn”.

Dưới đây là ba ý quan trọng nên nhớ khi làm việc ở Nhật.

🧭 Ba ý chính

📘 Cách sử dụng hướng dẫn

• Bắt đầu với 10 nghi thức nên học trước.

• Sau đó xem theo tình huống: phỏng vấn → nơi làm việc → cuộc họp → email & chat.

• Cuối mỗi phần có mục 💡 “lỗi thường gặp”.

Có nhiều quy tắc, nhưng bạn không cần học tất cả cùng lúc. Hãy bắt đầu với 10 điểm này để cảm thấy yên tâm ở hầu hết nơi làm việc.

Chỉ với 10 điểm này, bạn có thể bình tĩnh trong phỏng vấn và ngày đi làm đầu tiên. Tiếp theo, hãy xem cách áp dụng trong phỏng vấn.

💡 Lỗi thường gặp

👉 Hành động nhỏ tạo nên niềm tin. Hãy cố gắng trở thành người “dễ làm việc cùng”.

Phỏng vấn định hình ấn tượng đầu tiên. Ở Nhật, lời chào, tư thế và nét mặt đều thể hiện sự lịch sự. Hãy theo dõi trình tự từ lúc vào đến lúc ra.

【Trang phục & gọn gàng】

• Trang phục cơ bản, sạch sẽ. Kiểm tra nhăn, bẩn, bụi.

• Nước hoa vừa phải, phụ kiện tối giản. Tóc gọn để thấy rõ khuôn mặt.

【Vào phòng & chào】

• Gõ cửa ba lần → vào sau khi nghe “mời vào”.

• Đóng cửa nhẹ nhàng, đứng trước người phỏng vấn và chào tươi.

• Trước ghế, nói: 「◯◯と申します。よろしくお願いいたします。」 (◯◯ to mōshimasu. Yoroshiku onegai itashimasu.) — “Tôi là ◯◯. Rất mong được giúp đỡ.” → Ngồi sau khi được mời.

【Tư thế & ngồi】

• Ngồi lưng thẳng, tay đặt nhẹ trên đùi.

• Khép chân (không vắt chéo). Để túi bên cạnh ghế / dưới chân.

【Nói & giao tiếp bằng mắt】

• Nói chậm rãi, giọng hơi to, câu kết lịch sự.

• Nhìn vùng mắt / lông mày của người phỏng vấn; thi thoảng liếc xuống cũng được.

• Khi không hiểu, dùng câu đệm: 「確認してもよろしいでしょうか」 (Kakunin shite mo yoroshii deshō ka) — “Tôi có thể xác nhận lại không ạ?”.

【Rời phòng】

• Đứng cạnh ghế và nói: 「本日はありがとうございました」 (Honjitsu wa arigatō gozaimashita) — “Cảm ơn anh/chị vì hôm nay.”

• Cúi chào nhẹ gần cửa và ra ngoài khẽ khàng.

💡 Lỗi thường gặp (phỏng vấn)

👉 Trong phỏng vấn, sự lịch sự và động tác bình tĩnh quyết định ấn tượng.

Tại nơi làm việc, lời chào・báo cáo・sự quan tâm hằng ngày tạo dựng niềm tin. Ở Nhật, quan trọng là nghĩ cho toàn đội chứ không chỉ việc của mình. Dưới đây là những điều cơ bản dùng được từ ngày đầu.

【Lời chào mỗi ngày】

• Khi đến: 「おはようございます」 (Ohayō gozaimasu) — Chào buổi sáng. / Khi về: 「お先に失礼します」 (Osaki ni shitsurei shimasu) — Tôi xin phép về trước.

• Với người bận, nói nhỏ cũng được. Mỉm cười và nhìn ngang tầm mắt.

【Báo cáo / thông tin / tham vấn】

• Chia sẻ tiến độ hoặc sự cố sớm. Ngay cả “Có lẽ em sẽ trễ một chút” cũng hữu ích.

• Trước khi nói với sếp: 「今よろしいでしょうか？」 (Ima yoroshii deshō ka?) — Bây giờ nói chuyện được không ạ?

• Báo cáo theo thứ tự: kết luận → lý do → bước tiếp theo.

【Bàn làm việc & trong giờ làm】

• Giữ bàn làm việc gọn gàng, đơn giản. Dùng xong cất lại chỗ cũ.

• Hạn chế nói chuyện riêng và dùng điện thoại.

• Đặt thông báo điện thoại ở chế độ im lặng.

【Nghỉ giải lao & ăn trưa】

• Khi vào giờ nghỉ, nói một câu: 「休けいに入ります」 (Kyūkei ni hairimasu) — Em vào giờ nghỉ ạ.

• Chú ý mùi và tiếng khi ăn.

• Không gian chung thì dọn dẹp sau khi dùng.

【Hỗ trợ nhau & làm việc nhóm】

• Khi thấy mọi người bận, hãy nói: 「何か手伝えることはありますか？」 (Nanika tetsudaeru koto wa arimasu ka?) — Em có thể giúp gì không ạ?

• Khi nhờ ai đó, hãy nói rõ hạn chót, mục đích, mức ưu tiên.

【Trước khi về / cuối ngày】

• Chia sẻ tiến độ ngắn gọn: “◯◯ đã xong đến đây.”

• Khi về, nói: 「お先に失礼します」 (Osaki ni shitsurei shimasu) — Tôi xin phép về trước; cúi chào nhẹ sếp và đồng nghiệp gần đó.

💡 Lỗi thường gặp (nơi làm việc)

👉 Một lời nhỏ và chia sẻ sớm có thể thay đổi lớn niềm tin nơi làm việc.

Trong cuộc họp, thời điểm phát biểu và cách lắng nghe rất quan trọng. Ở Nhật, lắng nghe kỹ và không ngắt lời sẽ tạo niềm tin. Dưới đây là các điểm chính.

【Những điều cơ bản】

• Tắt âm điện thoại trước khi họp. Chuẩn bị sổ và bút.

• Khi người khác nói, phản hồi bằng gật đầu hoặc 「はい」 (Hai) — Vâng / Tôi hiểu.

• Chỉ nói sau khi người kia kết thúc. Tránh nói quá mạnh.

【Trình bày ý kiến】

• Bắt đầu nhẹ nhàng: 「私は〜と思います」 (Watashi wa 〜 to omoimasu) — Tôi nghĩ rằng 〜.

• Khi phản đối, thêm câu đệm: 「たしかに〜ですが…」 (Tashika ni 〜 desu ga…) — Đúng là 〜 nhưng…

【Làm việc với cấp trên】

• Khi được góp ý, hãy nói: 「ありがとうございます」 (Arigatō gozaimasu) — Cảm ơn ạ.

• Không hiểu thì hỏi: 「もう一度教えてください」 (Mō ichido oshiete kudasai) — Xin hãy chỉ lại một lần nữa.

💡 Lỗi thường gặp (cuộc họp)

👉 Hãy nhớ ba điều: lắng nghe・chờ đợi・nói rõ ràng. Cuộc họp sẽ trôi chảy hơn.

Email và chat không thấy mặt — cách dùng từ sẽ ảnh hưởng lớn đến ấn tượng ở Nhật. Hãy tập trung vào lịch sự, rõ ràng, nhanh chóng.

【Mở đầu & giới thiệu】

• Bắt đầu bằng 「お世話になっております」 (Osewa ni natte orimasu) — Xin cảm ơn vì đã luôn hỗ trợ; hoặc 「ありがとうございます」 (Arigatō gozaimasu) — Cảm ơn ạ.

• Nêu tên và bộ phận để người nhận biết bạn nhanh hơn.

【Cách viết】

• Chia câu dài thành các dòng ngắn, tách đoạn để dễ đọc.

• Tránh ký hiệu cảm xúc (!!!, 😢) trong văn bản công việc.

• Khi nhờ vả, dùng dạng nhẹ nhàng như 「〜していただけますか？」 (~ shite itadakemasu ka?) — Anh/chị có thể vui lòng ~ không ạ?

【Trả lời & phản hồi】

• Trả lời sớm nhất có thể. Nếu cần thời gian: 「確認してご連絡します」 (Kakunin shite go-renraku shimasu) — Tôi sẽ kiểm tra và phản hồi.

• Trong chat, đừng chỉ dùng sticker; hãy thêm một dòng như 「ありがとうございます！」 (Arigatō gozaimasu!) — Cảm ơn ạ!

【Cụm từ hay dùng】

💡 Lỗi thường gặp (email & chat)

👉 Khi không thấy mặt nhau, lời lẽ lịch sự và phản hồi nhanh sẽ xây dựng niềm tin.

Nghi thức ứng xử (etiquette) trong kinh doanh ở Nhật không phải là những luật khó. Tất cả bắt nguồn từ sự quan tâm đến người khác. Chào hỏi, đúng giờ và nói lời cảm ơn — những điều ấy dần tạo dựng niềm tin.

💪 Năm việc có thể làm ngay hôm nay

Hành động tử tế luôn được ghi nhận. Nếu bạn đã đọc hướng dẫn này, bạn đã sẵn sàng rồi.
Hãy tự tin bước vào công việc tại Nhật.

※ Hướng dẫn này nêu các nghi thức phổ biến ở Nhật. Thực tế có thể khác nhau tùy công ty, ngành nghề và văn hoá đội nhóm.
Hãy xem đây là tài liệu tham khảo và điều chỉnh cho phù hợp nơi bạn làm việc.

🔑 Điểm mấu chốt

• Nghi thức Nhật xuất phát từ sự quan tâm đến người khác

• Không cần hoàn hảo — hãy tiến bộ từng bước

• Dùng hướng dẫn này để tự tin cho buổi phỏng vấn hoặc công việc tiếp theo